O telefone toca 40 vezes por dia. A sua equipa consegue atender cerca de metade.
A Klarson atende cada chamada em menos de 2 segundos, avalia a urgência, marca consultas em tempo real e cobre a clínica 24 horas por dia. Assim, nenhum paciente fica sem resposta e nenhuma marcação cai pelo caminho.
Paciente liga na segunda-feira às 08:05. Sala de espera cheia, rececionista ao balcão.
Pedido urgente de consulta. Receção ocupada. A Klarson atendeu em 1,3 s e marcou o horário.
As chamadas perdidas não são aleatórias. Acontecem nas horas mais ocupadas, todos os dias.
As horas de ponta bloqueiam a receção
Segundas de manhã, pausas de almoço, sextas à tarde. São estes os momentos em que o volume de chamadas sobe e a equipa já está no limite com pacientes na sala. Dados do setor mostram que as clínicas perdem entre 30% e 35% de todas as chamadas recebidas durante o horário de funcionamento. Não por negligência, mas porque uma pessoa não consegue estar em dois lugares ao mesmo tempo.
Marcações não confirmadas custam mais do que parece
Uma clínica média perde mais de 90.000 € por ano só em faltas. A maioria acontece porque as chamadas de confirmação não foram feitas ou foram feitas demasiado tarde. O problema não é o paciente. É uma receção que não tem tempo para acompanhar todas as marcações.
43% dos pedidos de marcação chegam fora do horário
Os pacientes procuram disponibilidade à noite, ao fim de semana e durante as suas próprias pausas de almoço. Sem cobertura fora do horário, esses pedidos vão para o voicemail, onde 87% dos interlocutores desligam sem deixar mensagem, ou para um concorrente que atende.
Cada chamada atendida. Cada consulta assegurada.
A Klarson trabalha ao lado da receção, não no lugar dela. Trata o volume a que a equipa não consegue chegar, para que nenhuma chamada se perca numa segunda-feira cheia ou numa passagem de turno de sexta à tarde.
Sem fila, sem música de espera. A Klarson atende de imediato e identifica se a chamada é urgente, um pedido normal de marcação ou uma pergunta geral. A sua equipa continua com o paciente no gabinete.
Acesso direto à agenda. A Klarson oferece horários realmente disponíveis e confirma na mesma chamada. Também gere lembretes de marcação de forma proativa, reduzindo faltas sem acrescentar trabalho à equipa.
O paciente que liga às 22:00 com uma urgência dentária, ou no sábado de manhã para uma consulta urgente, recebe resposta. A Klarson opera fora do horário com o mesmo padrão que durante o dia.
Transcrição completa da chamada, atualização no CRM e notificação à equipa para tudo o que precisa de seguimento. A equipa chega na segunda-feira de manhã a saber exatamente o que entrou durante o fim de semana.
A receção deixou de ser o estrangulamento. As marcações que antes se perdiam às segundas de manhã entram agora automaticamente. E a nossa equipa está mais tranquila por isso.
Veja a Klarson numa operação de clínica
Chamada de 30 minutos. Sem compromisso. Demo live adaptada à sua prática.